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立刻停止瞎忙!你一定要做的7件事 列印

立刻停止瞎忙!你一定要做的7件事

                                         Cheers雜誌91期 作者:黃國蓉

 

著有《與成功有約》的管理學大師史蒂芬.柯維認為,若想脫離被時間俘虜的困境,該著眼的不是更嚴格的規範或加快做事速度,而是認清自己生命中真正重要的目標,將所有大小事重新排序。

想像一個情境︰一個透明罐裡,裝了八分滿的沙子。罐子旁邊,有好幾塊拳頭大小的石頭,上面分別貼著「準備工作專案」、「維繫家人感情」、「參加在職進修」等紙條。

你的任務,是盡可能把石頭塞進罐子,又不讓內容物過滿而溢出來。但是,填了沙子的容器空間有限,不管怎麼用力塞、調整方向,就是很難放進所有石頭。

 

釐清真目標,拒當時間奴隸

這種左支右絀的感覺,是不是有些熟悉?有限的罐子空間,就像我們有限的時間,石頭和沙子,代表各項日常事務。要做的事情很多,時間卻總是不夠用,這是現代人普遍面臨的處境。

為了盡可能把事情做完,我們用各式各樣的便條、備忘錄、行事曆,試圖掌控、利用每一吋時間,結果卻往往無法確實執行,反而被困在擁擠的行程夾縫裡,動彈不得。

該怎麼做,才能從這樣的困境裡脫身?是設定更嚴格的時間規範,還是繼續研究怎麼加快做事速度?

對史蒂芬.柯維(Stephen Covey)而言,答案是:以上皆非。因為,著眼在「時間」和「速度」上的努力,只會迫使人繼續當時間的奴隸。他認為,真正的解答是:認清自己生命中的重要目標,然後,將這個目標,重新安排在時程表的第一位。

回到前面的例子。將事情重新排序,把重要的目標放在前面,就像把罐子清空,改變放入內容物的順序:先放進石頭,接著才倒入沙子。這樣,不但石頭都放得下,而且搖晃罐子時,沙就自然流進石塊空隙中,不需要辛苦擠壓、挪動,代表大小事務,都可以輕鬆各就其位。

 

誤判陷阱:刻板印象及急迫性偏執

這麼簡單?其實並不簡單。因為,判斷人生目標的重要性、排定事務的順序,沒有表面看來的容易。至少有兩個難題,可能讓人誤判,而陷入時間的陷阱。

1個難題在於:人們可能會誤解屬於自己的「重要目標」

就連柯維本人,也曾在他所組織的網路社群裡提到,自己犯過最大的錯誤之一,就是「沒有認清最重要的目標是和上帝、家人之間的關係,反而忙於不重要的事情上。」

為什麼人會誤認事情的重要性?柯維說,因為我們常以為,對自己最重要的目標,就是直覺可以想到的財富、地位、婚姻等。但從柯維的角度來看,這些追求往往是被慣例或表面矇蔽的結果,不見得是真能滿足我們的東西。而人一旦誤認了目標,這些追求就只會讓自己焦慮、失衡,無法真正驅動生命,更談不上善用時間。

真正重要的長遠目標,不一定是事業的成功,但必與人性的基本需求息息相關,是人們深切自省的結果。這樣的目標能激發力量,絕非可任意刪掉的待辦事項。唯有如此,人們花時間追求這樣的目標時,才會自然而然,而能真正提高做事的效能。

2個難題,則是「人生處處有意外」,總會突然出現看似「緊急」的事件,打亂做事的步驟,甚至讓我們以為,這些就是重要的事情

例如,本來排定今天要整天專心撰寫年度計劃書,卻突然出現意外的訪客;或者,之前給上司的報告被退件,需要及早重交一份。

多數人在這個時候,會出現柯維稱之為「急迫性偏執」的反應:馬上丟下「重要的事」,去迎合「急迫的事」,甚至來不及好好思考,這些事是否可以稍微延後。如果長期習慣這樣的方式,甚至可能出現「急迫=重要」的錯覺,要等到事情變得急迫,才有動力專注處理

面對這樣的病徵,柯維建議,將我們每日面對的事情,以「重要」程度為縱軸,「緊急」程度作為橫軸,劃分成矩陣(見第55 頁圖表),時時檢視,是不是花了太多時間在「第三象限」(緊急但不重要)、而非真正關鍵的「第二象限」(不緊急但重要)事情?

 

每週用30分鐘檢視時間安排

若要更進一步,柯維建議,每週可以留30 分鐘,用以下幾個步驟,檢視並安排事務:

Step 1:確認夢想和信念

每週都重新檢視一次,現在設定的目標,是否確實就是足以放在第二象限「真正重要的目標」。你可以問自己以下問題,幫助釐清信念:

● 對我而言,人生最重要的34 件事是什麼?

● 我有什麼長期目標?

● 我一生中最重要的人際關係是什麼?

● 我最希望得到的感受是什麼?是平和、信心、快樂、意義,或有所貢獻?

● 如果只剩6 個月的壽命,這一週我想做什麼?

Step 2:認清角色

● 列出自己扮演的不同角色:你可能同時是公司經理、一位母親、妻子、社團成員。

● 調整心態,不要把各種不同的角色,看成搶奪自己精力的來源,而應視為互相交流的能量。例如,你對公司經營管理的心得,或可用在家務上。

● 找出一個依據自己信念的「利器」角色,作為扮演各種角色、發揮力量的共同基礎。

Step 3:找出可以和各角色配合的第二象限目標

問自己:「這一週當我扮演每一種角色時,有哪件最重要的事能產生最大效果?」並且把前一個步驟中寫下的每一個角色,都列出對應的一項重要目標。

Step 4:建立一週的決策依據

預留完整的時間區塊,給前一步驟寫下的各重要目標,接著才列入其他待辦事項。在行程安排上,預留一些彈性。

Step 5:在每一刻發揮誠信原則

每週實際執行目標時,難免出現沒有列在目標上的突發情形,也就是「急迫的事件」。這些事情可能重要、也可能不重要,所以關鍵是,不要採取直覺的反應,而是稍微停下來,冷靜判斷事情屬於哪一種。判斷時,可以提醒自己,主要是受「他人的期望」、「欲望」所影響,還是內心深處的價值觀?以確保做出正確決定。

Step 6:每週自我評估

一週結束前,問自己以下問題:

● 我完成了哪些目標?

● 我遇到哪些挑戰?

● 我做過哪些決定?

● 做決定時是否確實把重要的事列為當務之急?

柯維相信,幸福的人生,建立在良好的習慣之上。藉著每一週的「時間安排」練習,你也可以擺脫被行程追趕的惡性循環,真正做時間的主人

 

延伸閱讀》立刻停止瞎忙!柯維的「7個習慣」

從柯維對時間管理的看法,不難看出柯維式「成功哲學」的重要特色:不追求速成,而尋求一套從內而外,邏輯相通的生命原則。「高效能人士的7個習慣」就是他思考的精髓,分別是:

1. 主動積極:首先改變心態,不要總是認為自己「被動受限於環境」,而是問自己「能主動在環境中做什麼」。

2. 以終為始:想像、設定人生中的長遠目標,做出「使命宣言」,並且以此作為行事的方向。

3. 要事第一:即柯維對「時間管理」的觀點,重要的事,在時間規劃時就放在第一位。

4. 雙贏思維:在人際關係的思考上,理解到「互惠共榮」的關係,比「你死我活」的競爭更能解決問題。

5. 知彼解己:放下自我本位,真正試著去傾聽、理解他人,這也代表柯維對「人際溝通」的見解。

6. 統合綜效:透過對「雙贏」的認知、「溝通」的順暢,實際整合群體的力量,創造一加一大於二的效果。

7. 不斷更新:從生理、心靈、心智與社會情感4層面磨練自己,將前6個習慣執行得更好,形成正向循環。

 

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